¿Falta de voluntad o falta de conocimiento en el intercambio de información entre Administraciones?

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Mucho se ha hablado en diversos foros sobre la burocracia de las Administraciones Públicas en su trato con la ciudadanía y de cómo, a raíz de la pandemia, se pusieron en marcha mecanismos "digitales" que aún no estaban suficientemente probados para que esa relación fuera eficiente, sencilla e igualitaria.

Pues bien, este post no va de eso, sino de los "trapos sucios" de la relación entre Administraciones, sean del tipo que sea. 

Podemos entender que la ciudadanía puede no estar formada en entornos digitales, no tener certificados para acceder con seguridad a las sedes electrónicas institucionales o simplemente no disponer de los medios para hacerlo. Pero no es posible entender cómo al personal al servicio de las Administraciones le cuesta tanto conocer y usar los mecanismos que se han puesto en marcha desde hace ya años.

Se me antojan dos posibilidades a bote pronto. La primera de ellas viene de la posible falta de conocimientos para llevar a cabo la gestión "electrónica" de su propia burocracia. Conocen los procedimientos, cómo llevarlos a cabo y sus intríngulis, pero no cómo ponerlos en práctica en el actual mundo "digital" de las Administraciones. Solución: formación. Y aquí el pecado es de la propia organización, que desde hace años hace dejación de sus funciones de formar a su personal para que desarrolle su trabajo de la mejor manera posible, eficientemente y profesionalmente.

La segunda de las posibilidades vendría en posible falta de voluntad de esos funcionarios y funcionarias (sea del tipo que sean) en actualizarse para mejorar su trabajo. La Administración, entonces, no debería ser ajena a esta situación, aunque quizás la posible desidia no esté en la escala más operativa, sino en la escala ejecutiva que pudiera no estar interesada en esa actualización y cambio de procedimientos.

Porque claro, ¿qué fue antes, el huevo o la gallina? Es decir, qué fue antes, la falta de interés real de las Administraciones Públicas en formar y actualizar a su personal, o que este no estuviera interesado en la misma y que tampoco la reclamara. Aquí, la pescadilla se muerde la cola, y esa dinámica hay que romperla.

Vamos con un caso particular que me ha tocado vivir en primera persona para ilustrar el tema. Veremos que hay para todos: persona usuaria, Generalitat Valenciana y Diputació de Castelló.

PRIMER PROCESO

La persona usuaria, trabajadora de la Generalitat, tiene una deuda con la Diputació de Castellón que, a través de su Oficina de Recaudación, emite una diligencia de embargo de salario contra la citada trabajadora.

¿Cómo se emitió en el entorno digital actual?

Pues remitiendo una notificación, entiendo que digital por la documentación que he podido ver, a la Generalitat Valenciana. El organismo receptor imprime la notificación y, una vez comprobado el centro al que pertenecía la citada trabajadora, la escanea y envía por correo electrónico al Servicio de Personal correspondiente.

Y digo que entiendo que se realizó digitalmente porque la notificación fue enviada a la entidad que tenía el CIF de la que le paga a la trabajadora aunque en el documento señalaba una dirección postal distinta. En este caso, recordar que toda la Generalitat tiene el mismo CIF, sea cual sea la Conselleria o centro de trabajo. Ves y busca.

• ¿Diputación y Generalitat han utilizado el SIR (Sistema de Interconexión de Registros)?

Este es el sistema del que se ha dotado la Administración (como ente general) para que se puedan hacer digitales las comunicaciones entre cualquier tipo de Administración (Central, Autonómica, Local...)

Guía funcional SIR - dic 2018

Con él, la documentación será siempre original o completamente trazable y autentificable, es decir, una resolución del día 1 del mes que sea llega ese mismo día al otro organismo y se puede comenzar el trámite que sea.

En este caso, si se hubiera utilizado, Diputació podría haber enviado la documentación directamente a la Dirección Territorial de Castellón, y así haber agilizado la recepción del embargo.

www.aeioros.com/administracion/orve

 

•  ¿Si la documentación ha llegado digitalmente, por qué imprimir y escanear?

Pues esa es la pregunta que me hago casi a diario, La respuesta es fácil: aún estamos demasiado acostumbrados a trabajar en un papel y no en una pantalla. Y esa es una cultura contra la que luchar ha de ser un mantra para las Administraciones (bueno, y cualquier otro ámbito).

Si hubiera llegado digital, se envía en un correo electrónico, por ejemplo. O quizás mejor usar los Registros Departamentales internos de la Generalitat Valenciana, llamadme tiquismiquis. En este enlace accesible de forma abierta podéis ver de qué va.

SEGUNDO PROCESO

La trabajadora, que ha recibido la orden de embargo de su salario al tiempo que la entidad que le paga, acude a la Oficina de Recaudación y paga su deuda, por lo que ésta queda cancelada. Esto supone que en el expediente que se sigue contra ella se genera una orden de levantamiento del embargo que se envía a su pagadora.

¿Cómo se remitió?

Por carta postal (se supone que certificada). Así, tal cual. 

Un documento tan importante como el levantamiento de un embargo de salario, por cuanto que si no se cancela el apunte en los programas de nómina se producirá la retención de lo que correspondiera, la Diputació la remite por carta. Ah, eso sí, por carta a la Dirección Territorial correspondiente.

Una vez llegó el documento a la Territorial ¿qué se hizo? Pues registrarla en papel y enviarla por valija física a la unidad de destino. Plas, plas. Otra demora no justificada por la fobia a lo digital. (Incumpliendo, además, lo indicado en el documento que enlacé más arriba).

Y para que os hagáis una idea de los plazos, entre la fecha de firma de la diligencia y la fecha de entrada en Registro, pasaron 9 días. Un plazo lo suficientemente largo como para que la nómina estuviera ya cerrada y el descuento realizado en el salario de la trabajadora.

¿Cómo debería haberse hecho?

Vuelvo a remitirme al SIR. 

Se dirigiría la notificación al organismo correspondiente y queda registrado el mismo día. Y una vez se hubiera recibido en el Registro de éste, se remitiría por registro interno al Servicio de Personal correspondiente, y en uno o días días, el levantamiento se hubiera practicado. 

Pero no. Se decidió (por desconocimiento, desidia o falta de protocolos) que había que hacerlo a la antigua usanza. Y no es porque la Diputació de Castelló no está digitalizada, no tiene sede electrónica o no tiene buenos profesionales. 

RESULTADO

Pues la principal consecuencia es que la trabajadora había pagado su deuda y, por esta situación, la ha pagado dos veces. La segunda, derivada de la anterior, es que el procedimiento para que una Administración te devuelva un dinero ya cobrado no siempre es rápido.

Ahora, ella deberá pedir a la Diputació que le devuelva lo cobrado, iniciando un trámite de Solicitud de Devolución de Ingresos Indebidos (que se puede hacer online en la Sede de recaudación). Cuando se resuelva, si es positivamente para ella, le ingresarán el importe correspondiente. Si es negativamente, obviamente deberán devolver el importe que ha sido retenido y transferido a sus cuentas por la Generalitat, para que sea esta quien se lo devuelva. Burocracia, está claro. Garantista, está claro. Tiempo, cada procedimiento tiene el suyo. 

CONCLUSIÓN

Todo ello se hubiera podido evitar utilizando las herramientas de las que ya disponemos. Mejorables, por supuesto, pero las tenemos.

Además, varias Administraciones, varios Servicios y, por tanto su personal, incumplieron la normativa actual e instrucciones internas, lo que viene a ser un completo despropósito.

Principalmente se ha ninguneado esta:

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y su normativa de desarrollo

En ella se indica expresamente (Art. 14.2) estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Por todo ello, ver esto cuando crees que las cosas se podrían hacer mejor y no poder hacer nada para cambiar el rumbo de otros, desmoraliza, por más que uno intente agilizar trámites y hacerlos más accesibles al personal, a la ciudadanía y a tu Administración.